Como estão os seus conhecimentos em gestão de projetos?

Você já notou o quanto essa exigência está presente nas ofertas de oportunidades de trabalho em TI? E também que há um grande número de profissionais da área buscando essa especialização?

Essas perguntas têm valor tanto para você, profissional de TI (talvez um consultor SAP ou um gerente de projetos, por exemplo), quanto para a sua empresa, usuária (e eventualmente criadora) de soluções tecnológicas.

Mas o que é exatamente a gestão de projetos?

Nesse post vamos conhecer um pouco mais sobre projetos e sobre os componentes que tornam a sua gestão possível. Acompanhe.

O que é um projeto?

Uma definição clássica considera o projeto como um esforço específico, cujos prazos, objetivos e recursos são bem definidos.

Assim, o projeto se diferencia dos processos contínuos e repetitivos que caracterizam o dia a dia de uma organização.

Entre os objetivos mais comuns em projetos encontram-se:

  • O desenvolvimento de novos produtos ou serviços;
  • Mudanças estruturais em processos;
  • Desenvolvimento e implantação de sistemas;
  • Realização de pesquisas;
  • Construções (de prédios, de infraestrutura, de plantas industriais, etc.).

Por sua natureza, projetos precisam ser concebidos, planejados, executados, monitorados e encerrados. Conforme veremos mais adiante, essa sucessão de fases caracteriza o ciclo de vida de um projeto.

E o que é a gestão de projetos?

A gestão de projetos diz respeito à condução de um projeto ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Apesar de cada projeto produzir um resultado final único e específico, o melhor modo de realizá-lo tende a ser por meio de algumas práticas padronizadas de gestão.

Tais práticas incluem técnicas, ferramentas, habilidades e conhecimentos desenvolvidos ao longo dos anos, que se mantêm em constante evolução.

A importância da gestão de projetos para uma empresa

A gestão de projetos busca, essencialmente, direcionar a aplicação de todo o esforço para a satisfação do cliente, ao mesmo tempo em que atende a uma série de exigências e restrições, como as ligadas aos prazos e aos custos.

Assim, o planejamento e o controle tomam o lugar da intuição na condução dos projetos, dando a eles maior previsibilidade e confiabilidade.

Os principais benefícios proporcionados pela gestão de projeto são:

  • A redução de custos: o planejamento e o monitoramento são a base para uma aplicação mais racional dos recursos em um projeto, bem como para a busca do aumento de produtividade nas atividades;
  • O cumprimento dos prazos: o rígido controle dos cronogramas é um item fundamental para que um projeto possa ser considerado bem sucedido;
  • A agilidade e a assertividade na tomada de decisões: o acompanhamento constante do projeto assegura a minimização de riscos a partir de sua rápida identificação e da manutenção do alinhamento com o que foi planejado e com as expectativas do cliente;
  • O engajamento da equipe: a transparência em relação aos rumos do projeto permite e estimula a participação dos membros da equipe;
  • A satisfação do cliente: o pleno controle sobre o andamento do projeto transmite segurança e confiança ao cliente.

O uso de metodologias para o gerenciamento de projetos

Com efeito, a opção por diferentes processos, ferramentas e padrões no gerenciamento de projetos deu origem a diferentes metodologias de trabalho, algumas delas amplamente consagradas pelo mercado.

Como resultado, podemos identificar atualmente o predomínio de duas grandes vertentes em metodologias de gestão de projetos: as metodologias tradicionais e as metodologias ágeis.

As metodologias tradicionais

Na metodologia tradicional, chega-se primeiro a uma definição completa de todo o escopo do projeto e, com base nela, são definidas as fases seguintes do projeto.

Dessa forma, a metodologia tradicional é tipicamente constituída por uma grande fase de iniciação e planejamento, uma grande fase de execução e monitoramento e uma fase final de implantação.

Essa abordagem “em cascata” faz com que o projeto evolua de uma fase para outra, sem volta.

Um risco implícito nessa metodologia é a dificuldade em absorver alterações de escopo, algo que é bastante comum em projetos.

A mais conhecida e utilizada metodologia tradicional de gestão de projetos é o PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

Para projetos envolvendo o sistema SAP ERP, a metodologia Accelerated SAP (ASAP) segue esse conceito.

As metodologias ágeis

De concepção mais recente, as metodologias ágeis trouxeram abordagens mais dinâmicas para a condução de um projeto, tornando-o também mais flexível a mudanças de escopo.

Enquanto a metodologia tradicional define o projeto a partir de um ciclo composto por fases em cascata, a metodologia ágil divide o projeto em diversos e pequenos ciclos parciais.

Em contraste com uma definição global de todo o escopo do projeto, tem-se agora a gestão de uma lista de necessidades do cliente, que vai se atualizando com o tempo, tornando assim o escopo flexível.

Os itens da lista de necessidades do cliente são reunidos em grupos de requisitos que, para serem atendidos, dão origem a pequenos ciclos dentro do projeto.

A saber, os pequenos ciclos também comportam as fases de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.

Porém, por tratar de um escopo parcial e reduzido, o pequeno ciclo tende a ser pouco complexo e de rápida realização.

Ao mesmo tempo em que torna o escopo flexível, o método ágil propõe o acompanhamento diário das atividades, proporcionando elevada produtividade.

A mais conhecida das metodologias ágeis é o Scrum. Para projetos SAP, a metodologia SAP Activate contempla essa abordagem.

Vantagens na adoção de metodologias de gestão de projetos

Eventualmente, ocorrem casos em que equipes e profissionais de TI resistem à adoção de uma metodologia de gestão de projetos.

A principal queixa contra as metodologias diz respeito à burocratização das atividades, que de fato ocorre em alguma medida.

Por outro lado, a metodologia é a melhor garantia de manutenção do controle sobre o andamento de um projeto.

Entre as vantagens em se adotar uma metodologia de gestão de projetos consagrada pelo mercado, podemos citar:

  • O fato de serem práticas exaustivamente aplicadas e aprimoradas;
  • A existência de grande número de profissionais especializados e familiarizados com seus conceitos, padrões e ferramentas;
  • A existência de uma ampla rede de suporte e consultoria.

Técnicas auxiliares

Qualquer que seja a metodologia adotada, a eficiência no gerenciamento de projetos é reforçada pelo uso de técnicas auxiliares, algumas vezes “importadas” de outras metodologias de trabalho. Exemplos:

  • Estrutura analítica de projetos (EAP): fornece uma visão objetiva de todo o escopo do projeto ou ciclo, com a subdivisão das atividades que o compõem;
  • Kanban: técnica utilizada para o acompanhamento do andamento das atividades; tem um aspecto visual que a torna uma poderosa ferramenta de comunicação do projeto;
  • Curva S: técnica voltada para a aferição do desempenho de um projeto, confrontando principalmente as informações do planejamento com as efetivamente realizadas;
  • Caminho crítico: partindo das relações de interdependência entre as diversas atividades de um projeto, essa técnica auxilia o gestor na identificação de gargalos e na melhor distribuição de atividades e recursos dentro do cronograma;
  • Pomodoro: técnica voltada para a obtenção de ganhos de produtividade, com base na manutenção do foco e da concentração;
  • Gráfico de Gantt: essencialmente, é um cronograma, enriquecido com informações adicionais de cada tarefa.

O ciclo de vida do projeto e suas fases

Conforme vimos, os projetos se caracterizam pela existência de diferentes fases, cada uma com focos de atuação específicos. Interligadas, essas fases formam o ciclo de vida de um projeto.

Assim como ocorre com as metodologias, há dois principais padrões de ciclos de vida de projetos:

  • O ciclo de vida preditivo: é a forma adotada pelas metodologias tradicionais, caracterizada pela definição prévia de todo o escopo do projeto.
  • O ciclo de vida adaptativo: próprio das metodologias ágeis, em que o projeto evolui a partir de sequências de pequenos escopos parciais.

As fases do projeto

Tanto no ciclo preditivo quanto no adaptativo, há grupos de atividades típicas em cada uma de suas fases, conforme visto a seguir.

A fase de iniciação

Essa é a fase que dá início a um projeto ou a um ciclo dentro do projeto, com a identificação das necessidades a serem atendidas.

Um levantamento de caráter ainda preliminar permite o alinhamento de expectativas com as partes interessadas, em torno de pontos como:

  • As razões que justificam o atendimento das necessidades;
  • Os objetivos a serem alcançados;
  • As restrições e premissas existentes quanto a prazos e custos envolvidos.

Em muitos casos, formaliza-se um Termo de Abertura de Projeto.

A fase de planejamento

O planejamento envolve a coleta de diversas informações para que se defina exatamente o quê vai ser contemplado no projeto ou no ciclo específico.

São tarefas típicas dessa fase:

  • O desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto, que define como ele será executado, monitorado e encerrado;
  • A definição dos seguintes itens, com seus respectivos planos de gerenciamento:
    • Escopo;
    • Atividades a serem executadas;
    • Cronograma;
    • Custos;
    • Métricas de qualidade;
    • Recursos a serem alocados;
    • Riscos envolvidos;
    • Comunicação;
    • Aquisições;
    • Engajamento das partes envolvidas.

A fase de execução

É o momento em que as definições planejadas são colocadas em ação. Normalmente, é a fase que consome mais tempo do projeto.

As principais atividades de gestão nessa fase dizem respeito a:

  • Fornecer orientações na execução do trabalho;
  • Realizar a gestão do conhecimento;
  • Realizar a gestão da qualidade;
  • Aquisição de recursos;
  • Gestão e desenvolvimento da equipe;
  • Gestão da comunicação;
  • Gestão dos riscos;
  • Promoção do engajamento das partes interessadas.

A fase de monitoramento

O monitoramento ocorre em paralelo com a execução, principalmente para assegurar sua aderência ao planejamento.

A fase de monitoramento torna possível realizar importantes aferições como:

  • A elaboração de relatórios de desempenho do projeto;
  • A auditoria de riscos;
  • A administração de contratos.

Entre os itens controlados nessa fase, destacam-se:

  • A própria execução do trabalho;
  • As mudanças;
  • O escopo;
  • O cronograma;
  • Os custos;
  • Os recursos;
  • A qualidade;
  • A comunicação;
  • Os riscos;
  • As aquisições;
  • O engajamento dos agentes.

A fase de encerramento

Nessa fase é formalizado o encerramento do projeto ou do ciclo, com as entregas finais ao cliente e um balanço dos erros, acertos e aprendizados colecionados pelo projeto durante o seu desenvolvimento.

O caráter multidisciplinar do gerenciamento de projetos

São muitas as variáveis envolvidas em um projeto e cada uma delas tem sua parcela de contribuição para o resultado final.

Apenas para exemplificar, podemos tomar como base a definição de “áreas de conhecimento” adotada pela metodologia PMBOK. Ela nos dá uma excelente visão sobre o caráter multidisciplinar do gerenciamento de projetos.

De acordo com essa abordagem, ao longo de todas as fases, é preciso gerenciar dez diferentes aspectos do projeto, conforme veremos a seguir.

#1. O gerenciamento do escopo

O objetivo central é assegurar que as entregas atendam plenamente aos requisitos estabelecidos.

Além disso, contribui para que recursos não sejam desperdiçados em esforços que não façam parte do escopo estabelecido.

#2. O gerenciamento do cronograma

O cumprimento de prazos está entre os pontos mais críticos de um projeto, principalmente perante o cliente e os patrocinadores.

Envolve o detalhamento das tarefas a serem executadas, bem como a sequência em que as atividades serão realizadas e a definição dos recursos necessários.

#3. O gerenciamento de custos

Ao lado dos prazos, os custos constituem importantes restrições para o andamento de um projeto.

É necessário um planejamento meticuloso e realista das despesas que envolverão o projeto, além de um rígido acompanhamento durante a fase de execução.

#4. O gerenciamento da qualidade

Assegurar a qualidade em todo o processo e nas entregas é uma forma de evitar desgaste e retrabalho.

Em última análise, o gerenciamento da qualidade também proporciona ganhos em relação a custos, prazos e satisfação do cliente.

Para que esse gerenciamento ocorra, é importante que na fase de planejamento sejam definidas métricas relevantes para posterior acompanhamento.

#5. Gerenciamento de recursos

Aqui, estamos falando tanto de recursos humanos quanto de materiais. Sua utilização no projeto envolve planejamento, aquisição, capacitação e manutenção.

A gestão da equipe faz parte dessa frente, com suas reuniões de feedback, alinhamento de expectativas e resolução de conflitos.

Naturalmente, há uma implicação direta entre recursos e custos, mas aqui o foco está mais nos aspectos técnicos da questão. Os custos estão focados no já citado gerenciamento de custos.

#6. Gerenciamento da comunicação

Por vezes negligenciada, a comunicação constitui um aspecto essencial para o sucesso do projeto.

É pela comunicação bem gerenciada que o cliente e os patrocinadores criam expectativas corretas e realistas sobre os objetivos a serem alcançados pelo projeto.

Além disso, a comunicação define o fluxo de informações dentro do projeto e integra os muitos agentes envolvidos em cada atividade.

#7. Gerenciamento de riscos

Além da prevenção contra determinados riscos, implícita desde o planejamento, há também a necessidade de monitoramento e de atuação corretiva diante de situações imprevistas ou de desvios no andamento do projeto.

#8. Gerenciamento de aquisições

As aquisições nesse caso se referem a terceirizações, contratação de serviços especializados ou compra de produtos, envolvendo tratativas comerciais com agentes não diretamente ligados ao projeto.

Envolve atividades como a especificação técnica dos itens a serem adquiridos, a definição de critérios para a seleção de fornecedores, a própria condução da aquisição e a gestão do relacionamento com parceiros e fornecedores.

#9. Gerenciamento das partes interessadas no projeto

As partes interessadas, ou stakeholders, podem ser patrocinadores, usuários-chave, parceiros que direta ou indiretamente se beneficiam do projeto e parceiros dos quais o projeto é dependente, além é claro do próprio cliente / solicitante.

Gerenciar tais agentes significa, essencialmente, obter o seu engajamento ou mesmo quebrar resistências, sempre visando facilitar o andamento do projeto.

Por exemplo, em um projeto que envolva diferentes áreas da empresa, é comum que algumas delas o considerem prioritário, enquanto outras não.

Nessa situação, o projeto pode ter seu andamento comprometido, caso ele dependa de alguém que não o tem como prioritário.

#10. Gerenciamento da integração do projeto

Gerenciar a integração significa reunir todos os nove aspectos de gerenciamento anteriormente citados. Representa, portanto, a gestão do projeto como um todo.

Um aspecto importante aqui diz respeito ao controle de mudanças, uma vez que qualquer decisão tomada em relação a um dos nove “gerenciamentos” tem reflexos para o projeto como um todo.

Indicadores de desempenho: a avaliação do projeto

Uma vez que um projeto é gerido, seu desempenho pode ser avaliado. Para tal, são definidos alguns indicadores-chave, ou Key Performance Indicators (KPI’s).

Em projetos, é possível definir inúmeros indicadores de desempenho. Entre eles, destacam-se:

  • Retorno sobre o investimento (ROI): define, para o cliente, a rentabilidade obtida com o investimento realizado no projeto;
  • Índice de Desempenho de Custos (IDC): avalia a evolução dos custos do projeto, numa comparação entre valores planejados e valores realizados;
  • Índice de Desenvolvimento do Prazo (IDP): avalia o quanto os prazos realmente cumpridos estão de acordo com os planejados;
  • Valor Agregado ou Taxa de Tarefas Realizadas: é a relação entre a quantidade de tarefas já realizadas e a quantidade total de tarefas do projeto;
  • Desvios de esforço: mede o esforço realizado em termos de horas trabalhadas, numa comparação com as quantidades de horas previstas;
  • Taxa de Retrabalho: relação entre o número de tarefas que precisaram ser refeitas e o número total de tarefas;
  • Índice de satisfação do cliente: esse indicador geralmente é obtido a partir de pesquisas de satisfação posteriores ao término do projeto.

Sobre o papel do gerente de projetos

Não é difícil imaginar que as tarefas ligadas à gestão de um projeto caibam, essencialmente, ao gerente de projetos. E há ainda os gerentes que conduzem mais de um projeto ao mesmo tempo.

Assim, o perfil ideal de um bom gerente de projetos deve contemplar habilidades como:

  • Liderança;
  • Organização;
  • Flexibilidade;
  • Bom relacionamento interpessoal;
  • Boa comunicação;

Uma situação interessante ocorre com as metodologias ágeis, como o Scrum, que não preveem a figura do gerente de projetos.

O gerente de projetos e a metodologia Scrum

Em um projeto conduzido puramente pelo método Scrum, as equipes de desenvolvimento têm elevada autonomia, assumindo parte das tarefas de gestão.

Outros dois profissionais-chave no Scrum se encarregam de assumir as demais tarefas de gestão: o Scrum Master e o Product Owner.

Como exemplo, algumas tarefas da gestão do projeto são divididas da seguinte forma:

  • O foco no processo está a cargo do Scrum Master;
  • A alocação de tarefas é feita pela própria equipe de desenvolvimento;
  • A gestão de problemas e de dependências é dividida entre Product Owner e Scrum Master;
  • A priorização de requisitos, que afeta diretamente o escopo de cada ciclo, é de responsabilidade do Product Owner;
  • A gestão de riscos é feita por todos.

Na prática, o que se tem visto é que, para projetos mais simples, a gestão Scrum pura tem sido de fato utilizada.

Por outro lado, em projetos mais complexos, o papel central do gerente de projetos se mostra bastante conveniente como garantia para sua boa condução.

A capacitação em gestão de projetos

Cursos e certificações em gestão de projetos estão entre os mais procurados por profissionais de TI que buscam uma ascensão em suas carreiras.

Entretanto, existem cursos com diferentes níveis de exigências e é preciso considerá-las, de acordo com as aspirações e a condição atual de cada profissional.

Assim, existem, por exemplo, os cursos livres, que podem ser realizados por qualquer pessoa interessada no tema. É ideal como uma forma de iniciação a essa especialização.

Existem também os cursos que exigem o cumprimento de alguns pré-requisitos, seja de formação, seja de experiência prática em projetos.

As boas certificações em gestão de projetos são bastante valorizadas pelo mercado, tendo até mesmo validade internacional.

Entre as mais conceituadas, destacam-se as seguintes certificações:

  • Project Management Professional (PMP), concedido pelo project Management Institute (PMI);
  • Certified Associate in Project Management (CAPM), também concedido pelo PMI;
  • Certified Scrum Master (CSM), concedido pela Scrum Alliance;
  • CompTIA Project, concedido pela CompTIA;
  • Prince2, níveis Foundation e Practitioner, concedidos pelo Grupo ILX;
  • Certified Project Management Practitioner (CPMP), concedido pela EC-Council;
  • Associate in Project Management (APM), concedido pela Global Association for Quality Management;
  • Master Project Manager (MPM), concedido pela American Academy of Project Management;
  • Professional in Project Management (PPM), concedido pela Global Association for Quality Management;
  • Project Management in IT Security (PMITS), concedido pela EC-Council;
  • Certified Project Director (CPD), concedido pela Global Association for Quality Management;
  • Certified Project Manager (CPM), concedido pela International association of Project Managers (IAPM).

A gestão de projetos SAP

Ao lado das atividades de sustentação, os projetos constituem as principais fontes de demanda para consultores SAP.

Assim, todas as definições aqui expostas sobre projetos e sua gestão se aplicam aos projetos SAP. Por exemplo:

  • Por muitos anos, a gestão de projetos SAP seguiu uma metodologia tradicional, a Accelerated SAP (ASAP);
  • Recentemente, a partir de 2015, a SAP passou a divulgar uma nova metodologia, a SAP Activate, incorporando os conceitos das metodologias ágeis;
  • Os gerentes de projetos SAP têm um papel central no gerenciamento de projetos, assim como ocorre com os gerentes de projetos em geral;
  • Key Users SAP são integrantes ativos dentro das equipes de desenvolvimento dos projetos.

Conclusão

De uma forma geral, as empresas tendem a depender cada vez mais de soluções de TI, que são, essencialmente, resultantes de projetos.

Assim, a gestão de projetos passa a ser um fator chave para a própria competitividade de uma empresa no mercado.

Por outro lado, abrem-se perspectivas promissoras para profissionais que dominam esse conhecimento.

Considerando ainda que em TI a ascensão na carreira técnica muitas vezes leva um profissional para funções de gestão, essa pode se tornar uma excelente opção em termos de plano de carreira.