Você sabe o que é Kanban? Sua empresa utiliza essa técnica de gestão?

Com seus característicos cartões coloridos afixados em um quadro, é fácil constatar o uso da técnica.

Antes de mais nada, Kanban também é conhecido como uma “técnica de gestão visual”.

Embora tenha sido criado originalmente para acompanhamento de tarefas em instalações industriais, o Kanban logo foi adaptado para a gestão de atividades em contextos diversos.

Frequentemente, o Kanban é confundido com o Just In Time e esse equívoco é, de certa forma, compreensível, dada a estreita relação existente entre ambos.

Neste artigo, você vai conhecer um pouco mais sobre essa eficiente técnica de gestão, que há décadas contribui para um ambiente de trabalho mais produtivo. Acompanhe.

Just In Time X Kanban

Em resumo, podemos definir Just In Time como um modelo de produção industrial desenvolvido pela Toyota no pós-guerra.

Por sua vez, Kanban é uma técnica de gestão e comunicação que se integra ao modelo Just In Time.

Assim, para melhor entender o Kanban, convém conhecer um pouco da história do Just In Time.

O modelo fordista, anterior ao Just In Time

No início do século 20, passou a predominar nas grandes indústrias o modelo de produção idealizado por Henry Ford.

De acordo com esse modelo, a linha de produção se baseava em tempos pré-estabelecidos para a realização de cada tarefa, fazendo com que a produção ocorresse em um ritmo constante.

De fato, o modelo fordista foi revolucionário na época de sua introdução, pois trouxe extrema eficiência à produção e permitiu que os carros fossem comercializados a preços mais acessíveis.

Durante anos, houve um casamento entre a elevada demanda por carros e a capacidade de atendimento proporcionada pelo modelo fordista.

A crise do fordismo

O início de uma grande recessão econômica internacional a partir de 1929 mostrou que o modelo fordista tinha algumas limitações, não por uma incapacidade de produzir mais, mas ao contrário, pela sua incapacidade de produzir menos.

As plantas industriais tinham sido concebidas de modo a aproveitar a máxima capacidade produtiva possível, mostrando-se inflexível para uma adaptação ao novo cenário.

Assim, as fábricas continuaram a produzir carros em elevadas quantidades, formando grandes estoques.

Como resultado, as linhas de produção tiveram que ser paralisadas e muitos trabalhadores acabaram sendo demitidos, contribuindo para um agravamento ainda maior da crise recessiva.

O surgimento do Just In Time

Já na segunda metade do século 20, para evitar os problemas vividos pelo modelo fordista, a Toyota desenvolveu seu próprio modelo, o Just In Time, cuja capacidade de produção se adapta à demanda pelos produtos.

Com o Just In Time, a produção não avança se não houver necessidade. Para cada tarefa, há uma sinalização indicando se ela é necessária, se tem urgência ou se pode aguardar.

O Kanban é justamente a técnica utilizada no modelo Just In Time para registrar e fazer fluir a comunicação dentro da linha de produção. Em última análise, é essa comunicação que dita o ritmo de produção a ser adotado para que seja mantida a sintonia com a demanda.

Por ter originalmente uma preocupação com o nível de estoque de mercadorias, muitas pessoas também se referem a um “Sistema Kanban”, identificando-o como um sistema de controle de estoques. Mas, como veremos, ele não se limita a essa questão.

Então, o que é Kanban?

Kanban é uma técnica de gestão que permite acompanhar um fluxo de atividades, de forma rápida e essencialmente visual.

Seu objetivo é possibilitar o aumento da eficiência nos processos, fornecendo subsídios para a otimização dos sistemas de movimentação, de produção, de realização de tarefas e de conclusão de demandas.

O termo Kanban significa cartão e é usado pelo fato de que a troca de informações realizada entre os diversos agentes da linha de produção se faz por meio de cartões coloridos colocados em um quadro.

Cada cartão representa uma tarefa e seu posicionamento no quadro reflete a fase em que ela se encontra.

O uso de cores e até mesmo de tamanhos diferenciados normalmente tem o objetivo de diferenciar as tarefas segundo critérios específicos estabelecidos. É uma forma de facilitar a leitura do quadro.

Com o tempo, os cartões passaram a ser substituídos por post-its, mais práticos. Atualmente, já encontramos o Kanban em versões eletrônicas. Em todos os casos, o princípio de utilização é o mesmo.

Diferentes tipos de Kanban

Nas linhas de produção industriais, é comum encontrarmos o Kanban de movimentação e o Kanban de produção.

O Kanban de movimentação

O Kanban de movimentação refere-se justamente ao quadro que informa, para um setor ou um colaborador, se determinada tarefa pode ser realizada, se deve ser realizada com urgência, ou ainda, se deve aguardar a chegada da próxima ordem.

O Kanban de produção

Já o Kanban de produção mostra o status de cada uma das tarefas de um setor ou uma equipe. Esse modelo é o mais comum em ambientes não industriais.

Nesse caso, o quadro Kanban normalmente é dividido em três blocos: TO DO, DOING e DONE. Respectivamente, eles representam as tarefas a realizar, as tarefas em andamento e as tarefas finalizadas.

Também é relativamente comum a definição de um quarto bloco, o WAITING, que corresponde ao das tarefas em estado de espera, seja para início, seja para retomada.

Entretanto, a técnica do Kanban é aberta e admite quaisquer definições de blocos, como veremos em alguns exemplos mais adiante.

Nesse tipo de sinalização, cada cartão normalmente contém a descrição da tarefa, a identificação do responsável, a data/horário de início e a data/horário de término previsto.

Muito além da indústria

Utilizando conceitos e ferramentas muito simples, Kanban se mostrou muito eficiente no cumprimento de seus propósitos.

Logo, a técnica extrapolou as fronteiras das linhas de produção industriais e passou a ser utilizada em diferentes contextos. Tornou-se até mesmo independente do modelo Just In Time.

Atualmente, muitas empresas adotam o Kanban para:

  • Gerir o fluxo de trabalho das equipes, controlando a distribuição de tarefas para evitar ociosidade ou sobrecarga, obtendo assim ganhos de produtividade; a distribuição de tarefas pode se dar tanto entre pessoas como ao longo do tempo;
  • Monitorar o sincronismo entre diferentes tarefas;
  • Realizar ajustes mais precisos para limites máximos de estoques de mercadorias; isso pode representar uma importante redução de custos;
  • Reduzir a burocracia, com uma comunicação mais direta e eficiente, trazendo como consequência uma maior autonomia para as equipes de trabalho;
  • Estimular os colaboradores a estabelecer o foco nas atividades elencadas no quadro Kanban, sendo mais um relevante fator de aumento de produtividade;
  • Ampliar a visão das equipes em relação ao contexto em que cada tarefa se insere, produzindo um aumento espontâneo do nível de colaboração entre as pessoas;
  • Obter subsídios a serem utilizados na avaliação de desempenho dos colaboradores.

Kanban na gestão de projetos ágeis

Nos últimos anos, o mercado vem aderindo a metodologias ágeis como o Scrum para a gestão de projetos. Também nessa frente, o Kanban tem se mostrado uma técnica importante.

No método Scrum, um projeto é dividido em ciclos menores, os sprints.

Por sua vez, cada sprint é constituído por um conjunto de tarefas a ser executado em um intervalo de tempo relativamente curto.

Por definição, Scrum exige um acompanhamento diário do andamento de cada tarefa.

Além disso, esse acompanhamento deve chegar ao conhecimento de todos os integrantes da equipe e não apenas a um gestor (por sinal, não há a figura do gerente de projeto no Scrum).

Assim, o Kanban mostra-se perfeito para atender a essas necessidades. Ao mesmo tempo, o Daily Scrum, aquela reunião diária, rápida e objetiva de posicionamento é o momento perfeito para que toda a equipe faça a atualização do quadro de acompanhamento.

Kanban na prática

Kanban é uma técnica bastante flexível, ou seja, ela não impõe regras rígidas para a sua utilização.

Assim, para se adotar o Kanban em uma organização, os seguintes passos básicos são recomendados:

  • Definir os blocos em que o quadro Kanban será dividido, identificando assim todas as possíveis fases em que uma tarefa pode estar;
  • Padronizar a forma de preencher os cartões (ou post-its) referentes às tarefas;
  • Estabelecer formas para a constante atualização do quadro Kanban; em Scrum, por exemplo, a reunião diária (Daily Scrum) é bastante apropriada para tal.

Kanban: exemplo prático I

A Ogilvy, importante agência de publicidade internacional, adotou o Kanban para a sua gestão de conteúdo on-line.

Para tal, ela dividiu o seu quadro em quatro blocos, refletindo as diferentes fases do fluxo de trabalho a ser controlado. As fases são:

  • Para produção;
  • Para aprovação;
  • Em andamento;
  • Publicado.

Kanban: exemplo prático II

A equipe de transformação digital da empresa de telefonia Vivo optou pelo Kanban para controlar suas muitas frentes de trabalho.

O quadro Kanban foi dividido entre os seguintes blocos:

  • A fazer;
  • Fazendo;
  • Feito;
  • Aguardando terceiros;
  • Relatórios.

A equipe também adotou uma padronização de cores para diferenciar as tarefas segundo o conhecido critério de urgência/importância. Assim, uma tarefa pode ser:

  • Urgente e importante;
  • Urgente e não importante;
  • Não urgente e importante;
  • Não urgente e não importante.

Kanban: exemplo prático III

Uma empresa, usuária do sistema SAP ERP, adotou Kanban para fazer a gestão da capacidade de seu Centro de Competência SAP no atendimento das demandas a ele encaminhadas.

Em primeiro lugar, foi adotada a clássica divisão do quadro Kanban em três blocos, batizados da seguinte forma:

  • Futuro: corresponde ao backlog já priorizado das demandas a serem atendidas;
  • Presente: engloba os projetos, as demandas e as atividades de suporte em andamento;
  • Passado: refere-se aos projetos, às demandas e às atividades de suporte já entregues.

Além disso, a empresa optou por fazer essa gestão diferenciando a natureza das demandas. Assim, ela classificou as demandas em:

  • Projetos: grandes temas que podem ser desmembrados em estórias menores, mas que devem ser entregues em conjunto;
  • Demandas: ações que, mesmo de forma estanque, entregam valor ao cliente;
  • Suporte operacional: pequenas demandas, geralmente de natureza mais técnica e menos relacionada ao negócio.

Inspirando-se no Daily Scrum como modelo para a manutenção do quadro Kanban, a empresa elencou diversos ganhos obtidos, entre eles a eliminação de gargalos e a implantação de uma cultura de melhoria contínua.

Existe capacitação para especializar-se em Kanban?

Atualmente, algumas empresas oferecem o treinamento oficial Kanban Management Professional (KMP), realizado em dois módulos. Trata-se do treinamento mais conhecido no mercado para essa especialização.

Quem realiza os dois módulos desse treinamento recebe a designação de Kanban Management Professional, da Lean-Kanban University (LKU).

Embora não seja considerada uma certificação, a designação KMP de fato atesta a proficiência na abordagem Kanban e é um importante título a ser acrescido ao perfil profissional de quem a obtém.

A LKU, pioneira na criação da abordagem Kanban para o trabalho do conhecimento, é um consórcio global de empresas empenhadas em assegurar a qualidade de tudo o que se ensina a respeito de Kanban.

A LKU recomenda aos alunos interessados em seu treinamento que sigam os seguintes passos:

  • Fazer o primeiro módulo do treinamento, que os habilitará a implantar o Kanban em suas empresas;
  • Implantar e praticar o uso do Kanban nas empresas por um período entre 4 a 6 meses;
  • Só então realizar o segundo módulo do treinamento, que fornecerá um aprofundamento em suas práticas.

Cada módulo desse treinamento custa em torno de R$ 2,5 mil e tem uma carga horária de 16 horas.

Após essa formação, quem tiver interesse em estabelecer um plano de carreira voltado para essa especialização pode ainda realizar mais dois níveis de treinamento:

  • O KCP (Kanban Coach Professional);
  • O AKT (Accredited Kanban Trainer).

Conclusão

Conforme vimos, Kanban pode ser caracterizado como:

  • Conceitualmente muito simples;
  • De fácil implantação, entendimento e utilização, embora obrigue as empresas que o adotam a aperfeiçoar seu senso de planejamento e de organização;
  • Comprovadamente eficiente, por estar em uso há décadas e por ter se disseminado amplamente entre organizações de todo o mundo.

Enfim, agora que você sabe um pouco mais sobre o que é Kanban, por que não aplicá-lo à sua empresa?

E se a questão for a dificuldade no domínio dessa técnica, existem especialistas no mercado, existem treinamentos e até mesmo a possibilidade de construção de uma carreira com essa especialização.

Kanban: Da fábrica para a gestão de projetos
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