O nome key user (usuário chave ou usuário avançado) já dá uma boa indicação da importância que tem esse profissional em determinado contexto.

Qual contexto? O da melhoria de processos, seja através da implantação de um novo sistema, seja através da adoção de novas normas e procedimentos.

Mas o que é exatamente um key user? Qual é a sua importância? Quais suas atribuições? Se você quer saber a resposta para todas estas perguntas, leia este artigo até o final e fique por dentro.

O que é um key user?

Resumidamente, podemos entender o key user como alguém que tem pleno conhecimento e domínio não só dos seus afazeres, mas também dos processos em seu setor e até mesmo do negócio da empresa como um todo.

Cada setor, cada departamento da empresa normalmente tem alguém com um perfil que se aproxima desse.

Por que o key user é necessário?

Na busca contínua por melhorias, há sempre a necessidade de rever os processos existentes, identificar falhas ou oportunidades e propor inovações.

Por mais que consultores externos sejam contratados, é sempre necessário aliar todo o conhecimento que trazem do mundo externo com o igualmente importante conhecimento interno existente na empresa.

O que faz o key user?

Uma vez integrado à equipe encarregada de propor as mudanças, o key user deverá assumir responsabilidades como:

  • Documentar os processos de negócio impactados pela mudança que se pretende fazer, indicando como são hoje e como devem ser no futuro;
  • Contribuir para a definição do escopo da mudança e identificar seus impactos;
  • Atuar junto aos gestores (os “donos do processo”) facilitando o trabalho dos consultores na fase de detalhamento dos processos, na documentação dos requisitos e das regras de negócio;
  • Participar das atividades de validação de processos entre consultores e áreas usuárias;
  • Planejar e conduzir testes de validação da nova solução;
  • Atuar na resolução de questões pendentes junto às áreas de negócio;
  • Disseminar o conhecimento relativo às mudanças que estão por vir;
  • Elaborar e aplicar treinamentos para as equipes de colaboradores;
  • Dar suporte às ações finais para a implantação das mudanças;
  • Dar apoio após a implantação.

Qual deve ser o perfil desse profissional?

Considerando todas as atribuições dadas a um key user, ele acaba se tornando o ponto focal da mudança em andamento. Assim, além de todo o conhecimento, esse profissional deve ainda ter outras características como:

  • Ter bom relacionamento com os colegas no trabalho;
  • Ser aberto a mudanças;
  • Estar apto a dar contribuições nas tomadas de decisão;
  • Ter disponibilidade para atuar integralmente nas atividades ligadas ao projeto de mudanças;
  • Ter senso de responsabilidade para assumir um papel ativo no projeto;
  • Saber apresentar resultados.

Quem é então a pessoa mais indicada para desempenhar o papel de key user em cada área da empresa? Normalmente, o melhor candidato é aquele colaborador do qual a área não pode abrir mão no dia a dia.

Um problema a ser resolvido é justamente esse: tirá-lo do dia a dia para dedicar-se ao projeto tem suas consequências.

O key user SAP

No mundo SAP, ser um key user, isto é, ter pleno conhecimento e domínio de processos, implica em dominar o(s) módulo(s) do sistema SAP ERP pois ambos, processos e sistemas, estão fortemente interligados.

Existe curso SAP que capacita o profissional a adquirir uma visão key user de cada um dos módulos que integram o sistema. Obter essa capacitação já se tornou um diferencial para o mercado de trabalho.

Assim, por exemplo, uma coisa é você ser um analista financeiro, outra é você ser um analista financeiro com conhecimento do módulo SAP FI (específico para a área de finanças).

Além de abrir oportunidades para mais empresas (as que já trabalham ou pretendem trabalhar com SAP), esse conhecimento a mais valoriza seu próprio currículo.

Em muitos casos, as empresas estão mais interessadas no perfil key user do que nos seus outros conhecimentos.

Essa capacitação é válida também para quem não é da área de negócios. Uma boa formação para um consultor SAP também contempla uma visão key user do sistema.

Como é essa capacitação para key user SAP?

O sistema SAP é dividido em alguns módulos específicos, como por exemplo:

Para qualquer módulo em que você busque se especializar, o treinamento irá capacitá-lo a:

  • Conectar-se ao sistema;
  • Conhecer suas telas;
  • Personalizar a interface do sistema;
  • Conhecer as funcionalidades específicas do módulo;
  • Conhecer vários processos de negócios;
  • Configurar processos no sistema.

Concluindo

O key user é uma peça fundamental nas empresas. As que têm políticas de retenção de talentos precisam saber identificar e valorizar suas competências.

Para um profissional no mercado, tornar-se um key user pode abrir inúmeras possibilidades. Buscar uma capacitação nesse sentido é um bom investimento.

Key User SAP: O que é? O que faz? Qual seu perfil?
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