SAP Concur é uma solução especialmente desenvolvida para empresas que precisam fazer o controle das despesas e viagens de seus colaboradores no exercício de suas funções.

Inicialmente, o software foi criado pela Concur Technologies, uma empresa norte-americana fundada em 1993.

Desde então, ela vem se consolidando como líder em soluções para administração de despesas e viagens corporativas.

Em 2014, a SAP adquiriu o controle da Concur, ganhando uma nova base de clientes e passando a contar com mais um forte produto em sua estratégia para a computação na nuvem.

Neste artigo, você vai conhecer as características dessa solução, que a SAP oferece a empresas de todos os portes.

Como surgiu o SAP Concur?

Em 1993, foi criada nos Estados Unidos a Concur Technologies, uma empresa que se especializou em soluções para a gestão de reservas e despesas de viagens.

Desde o início, a Concur esteve focada em desenvolver algo que permitisse às empresas controlar as despesas e as viagens de seus colaboradores de uma forma mais eficiente do que preencher planilhas e manter pilhas de formulários e recibos em papel.

Assim, o software evoluiu a ponto de tornar-se um serviço de computação na nuvem, líder de mercado em seu segmento, com uma grande base de clientes, dentro e fora dos Estados Unidos.

A aquisição da Concur pela SAP

Com a aquisição da Concur pela SAP em 2014, novas possibilidades de mercado surgiram. O objetivo principal da SAP era reforçar sua presença no segmento de computação na nuvem.

sap compra concur

O software em si não precisou passar por grandes modificações ou adaptações, uma vez que o Concur já tinha a característica de integrar-se facilmente a outros sistemas.

Aliás, parte da base de clientes Concur já era também cliente SAP, ou seja, já havia integração entre os dois sistemas.

Com efeito, uma decisão importante tomada pela SAP em 2014 foi a sua opção pelo SAP Concur.

Naquele momento, a SAP já tinha em seu portfólio um produto equivalente, o SAP Cloud for Travel and Expense.

Embora não o tenha descontinuado de imediato, a SAP deixou claro aos clientes que passaria a investir no SAP Concur.

A estrutura do SAP Concur

O SAP Concur é uma solução modularizada, com funcionalidades que podem ser utilizadas isoladamente ou em conjunto.

Destacamos a seguir os principais componentes da solução SAP Concur:

SAP Concur Expense

O Concur Expense é o módulo para gerenciamento de despesas.

Uma vez que está na nuvem, ele pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.

sap concur expenses

Em outras palavras, mesmo em trânsito ou em visita a clientes, fornecedores ou filiais,

  • os colaboradores podem lançar suas solicitações de reembolso de despesas,
  • os gestores podem aprová-las ou rejeitá-las,
  • e o Financeiro pode preparar os lançamentos de Contas a Pagar.

O módulo ainda faz integração com recibos eletrônicos e serviços de auditoria, entre outros.

SAP Concur Travel

O Concur Travel  faz a gestão de reservas para viagens. Através dele, o colaborador pode fazer uma reserva completa, já observando as políticas estabelecidas pela empresa.

Ao solicitar uma reserva, o colaborador deve optar entre as alternativas de passagens, hotéis, reservas de carros e outros itens disponíveis para o destino desejado.

sap concur expense

Para que possa fazer a melhor escolha, o colaborador tem acesso a uma série de informações como as políticas da empresa, os itinerários, as distâncias e os tempos de deslocamento, entre outras.

Além disso, o Concur pode funcionar integrado ao TripIt, um aplicativo que disponibiliza informações, como atrasos e cancelamentos de voos, por exemplo.

O Concur Travel ainda facilita a elaboração do relatório de despesas da viagem. Itens como itinerários, cobranças e recibos eletrônicos são lançados automaticamente.

Assim, o colaborador pode realizar suas tarefas, sem a preocupação de perder o controle sobre suas despesas.

Outros componentes

Além do Expense e do Travel, outros componentes importantes da solução Concur são:

  • O Concur Request, usado para fazer pedidos de viagens ou adiantamentos de despesas para viagens programadas;
  • Um componente de análise, formado pelos relatórios operacionais do sistema e também por relatórios que o próprio responsável pelas aprovações de despesas pode configurar;
  • Um componente de inteligência, com um conjunto de relatórios avançados.

Benefícios proporcionados pelo SAP Concur

sap concur

A implantação do SAP Concur traz diversos benefícios, tanto para a empresa quanto para seus colaboradores. Entre os principais, podemos citar:

  • Melhoria no controle de despesas por parte dos colaboradores;
  • Melhoria na gestão das despesas pelo departamento Financeiro;
  • Racionalização das despesas a partir da disponibilidade de informações;
  • Melhor aplicação das políticas corporativas sobre despesas e viagens;
  • Facilidades para a realização de auditorias;
  • Maior satisfação por parte do colaborador, com consequente aumento do seu engajamento;
  • Possibilidade de realização de todos os controles através de dispositivos móveis;
  • Eliminação do fluxo e armazenamento de papel;
  • Formação da base de dados ideal para análises e planejamento;
  • Facilidade de integração com outros sistemas;
  • Alinhamento com a transformação digital.

SAP Concur no Brasil

Em princípio, a SAP Concur começou a operar no Brasil em 2017, inaugurando sua sede em São Paulo.

Entretanto, mesmo antes, ela já tinha uma base de mais de 160 clientes no país. Eram empresas multinacionais que já utilizavam o SAP Concur em seus países de origem e o trouxeram para cá.

De qualquer forma, a inauguração da sede brasileira é parte de uma estratégia de crescimento para toda a América Latina.

Para a SAP, o Brasil já está entre seus dez principais mercados e o SAP Concur chega para reforçar o portfólio de soluções em nuvem, que deve experimentar grande crescimento de demanda no país.

Conclusão

Além de ser a principal fornecedora de soluções ERP no mercado internacional, a SAP vem se destacando por integrar diferentes soluções corporativas complementares.

Enquanto o sistema SAP ERP se encarrega dos processos centrais de uma organização, soluções como SAP Concur atendem a demandas mais específicas, mas não menos importantes.

De fato, muitas empresas dependem do deslocamento de seus profissionais para tratar com clientes, fornecedores ou mesmo suas próprias filiais. Para elas, o SAP Concur tem uma valor estratégico inestimável.

Em suma, Concur é mais um produto SAP a ser conhecido, explorado e adotado por pequenas, médias e grandes empresas.